Assistant(e) emploi/formation

Cadre d’emploi des adjoints administratifs ou rédacteurs
Poste à pourvoir rapidement

Suivant les orientations définies par le projet de la ville en matière de ressources humaines et sous l’autorité du DRH, l’Assistant.e Emploi/Formation assure :

Le suivi administratif des candidatures spontanées et des recrutements La gestion des entretiens de premier niveau
La gestion, le suivi administratif et comptable de la formation de la collectivité
La gestion des demandes de stages et des contrats d’apprentissage
La gestion du courrier de la Direction des Ressources Humaines.

Missions

Suivi administratif des recrutements :

Diffuser les annonces sur les différents supports de communication
Effectuer les déclarations de vacances de poste auprès du centre de Gestion
Assurer les entretiens de recrutement de premier niveau
Rédiger et transmettre les courriers réponses aux candidatures internes et externes
Transmettre les candidatures reçues aux responsables de service
Assurer l’organisation logistique des entretiens (réservation de salles, convocations)
Vérifier l’envoi des accusés de réception automatique via la messagerie dédiée
Préparer les dossiers en vue des entretiens de recrutement
Préparer les dossiers individuels
Effectuer les déclarations d’embauche
Faire les demandes de casiers judiciaires et les transmettre le cas échéant au Maire pour avis (casiers avec mentions)
Gérer et suivre les visites médicales d’aptitude à l’embauche
Réaliser la facturation liée aux recrutements (annonces, apprentissages…)
Élaborer et suivre des tableaux de bord : réunions de direction, suivi des remplacements et contractuels…

Suivi administratif des candidatures spontanées :

Réceptionner, trier et classer les candidatures reçues par courrier ou e-mail
Rédiger et transmettre les accusés de réception « papier »
Vérifier l’envoi des accusés de réception automatique via la messagerie dédiée à créer

Gestion des demandes de stages :

Orienter, transmettre et assurer le suivi des demandes de stages dans les services
Assurer l’interface avec les collèges, lycées et universités
Renseigner et vérifier les conventions de stages
Alimenter les tableaux de bord

Gestion administrative de la formation :

Informer et diffuser les informations en matière de formation
Assurer une veille de l’affichage (formations intra, ouvertures des concours…)
Participer à des entretiens de formation
Traiter et suivre les demandes d’inscription (inscription en ligne, envoi des courriers et des conventions, saisie des demandes sur le logiciel formation)
Assurer le traitement administratif de la formation des élus
Suivre la formation obligatoire
Classer et archiver les attestations de formation dans les dossiers administratifs
Gérer la base documentaire
Gérer les frais de formation des agents

Organisation logistique des actions de formation :

Assurer l’organisation logistique et suivre les actions de formation (convocations, réservation des salles, du matériel, des repas, préparation des dossiers...)
Ouvrir et fermer les sessions de formation
Recueillir et formaliser les bilans de formation
Programmer les formations informatiques et suivre leur réalisation

Diffusion des informations relatives aux concours, examens professionnels et préparations :

Informer et diffuser les ouvertures de concours, examens professionnels et préparations
Assurer une veille dans ce domaine
Accompagner les agents dans leurs démarches d’inscription
Suivre les préparations et les résultats des concours et examens

Missions transversales :

Participer à la conception et à l’exécution du plan de formation (rencontre des services, recensement des besoins, programmation des actions de formations identifiées…).

Gestion comptable de la formation des agents (et des élus) :

Demander la création/modification de tiers à la Direction comptable et financière
Élaborer des engagements comptables
Liquider les factures
Actualiser le tableau de suivi des formations payantes

Gestion des courriers de la Direction des Ressources Humaines :

Réceptionner, trier et diffuser le courrier de la Direction

Profil souhaité

Connaître le fonctionnement, le statut et les métiers de la fonction publique territoriale
Connaître les procédures de recrutement dans la FPT
Connaître les techniques de recrutement de la FPT
Être organisé, méthodique et rigoureux
Avoir le sens du relationnel
Être capable de s’adapter à l’imprévu
Être force de proposition
Avoir le sens de l’initiative.